TUGAS KOMUNIKASI ORGANISASI DAN KELOMPOK

NAMA                                                : FRANSVONNY

NIM                                                    : 915120112

JURUSAN                                          : ILMU KOMUNIKASI

UNIVERSITAS                                 : TARUMANAGARA

SEMESTER                                        : IV

MATA KULIAH                               : KOMUNIKASI ORGANISASI &      KELOMPOK

DOSEN PENGAMPU MATKUL     : DRA. LIDYA WATI EVALINA, MM

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang

Puji syukur atas Tuhan Yang Maha Esa karena berkat dan rahmatnya sehingga saya dapat melaksanakan tugas ini dengan lancar. Tugas ini merupakan tugas Ujian akhir Semester di mata kuliah Komunikasi Organisasi dan Kelompok.

Dalam era yang serba teknologi saat ini kemajuan industri sangatlah bertambah dari waktu ke waktu. Kemajuan yang dicapai oleh umat manusia baik itu di bidang social, informasi maupun bidang pendidikan.

Saya mengambil tema “Iklim Komunikasi Organisasi”. Sesuai peminatan yang saya ambil di Fakultas Ilmu Komunikasi Tarumanagara (Fikom Untar) adalah Public Relation (PR).

           

1.2       Perumusan Permasalahan

Dalam penulisan laporan makalah ini, saya hanya akan memfokuskan pada  Iklim komunikasi organisasi. Sesuai dengan tema di atas, maka saya dapat merumuskan masalah penulisan sebagai berikut:

1.      Apa yang dimaksud dengan iklim komunikasi organisasi?

2.      Apa saja hambatan dan tantangannya?

1.3       Tujuan Penulisan

Tujuan saya membuat laporan wawancara ini adalah dengan maksud, sebagai berikut:

1.      Agar bisa mengetahui apa itu iklim komunikasi organisasi

2.      Memahami dan menguasai kegiatan wawancara.

3.      Mengetahui hal-hal yang bisa di aplikasikan dalam kehidupan.

1.4       Manfaat Penulisan

Manfaat penulisan bagi saya adalah sebagai berikut:

1.      Dengan adanya penulisan laporan wawancara dapat menyimpulkan    hasil wawancara dalam penyusunan laporan ini.

2.      Penulis dapat melatih diri supaya lebih trampil dalam menyusun laporan.

1.5       Sistematika penulisan

Untuk mempermudah pembaca dalam membaca laporan ini, maka saya         membuat sistematika penulisan atau penyusunan laporan wawancara dengan rincian sebagai berikut :

BAB I         PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang

1.2       Perumusan Masalah

1.3       Tujuan penulisan

1.4       Manfaat Penulisan

1.5       Sistematika Penulisan

BAB II       TEORI

2.1     Apa yang dimaksud iklim komunikasi organisasi dan kelompok.

BAB III      PEMBAHASAN

3.1              Iklim organisasi

3.2              Aspek-aspek iklim organisasi

3.3              Sifat iklim organisasi

3.4              Faktor-faktor yang mempengaruhi iklim organisasi

3.5              Hambatan komunikasi

BAB IV        PENUTUP

          4.1       Kesimpulan

            4.2       Saran

BAB II

TEORI

4.1              Iklim Organisasi dan Kelompok

Iklim Komunikasi Organisasi merupakan salah satu hal yang memegang peranan penting di dalam kehidupan suatu organisasi. Kepuasan komunikasi organisasi juga merupakan salah satu hal yang harus menjadi perhatian utama pihak organisasi, karena kepuasan komunikasi organisasi mempengaruhi perilaku orang-orang yang berada di dalam organisasi tersebut. sehingga nantinya organisasi dapat mengambil tindakan yang paling tepat untuk mengembangkan organisasi.

Iklim komunikasi organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. Suatu iklim komunikasi berkembang dalam konteks organisasi.

Iklim komunikasi organisasi Terdiri dari persepsi-persepsi, suatu evaluasi makro mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respons pegawai terhadap pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik antar persona dan kesempatan bagi pertumbuhan dlm organisasi tersebut. 

Iklim komunikasi yang penuh rasa persaudaraan mendorong para anggota organisasi untuk berkomunikasi sercara terbuka, rileks, ramah dengan anggota yang lain. Sedangkan iklim komunikasi yang negatif menjadikan anggota tidak berani berkomunikasi secara terbuka dan penuh rasa persaudaraan.

Wayne Pace dan Brent Peterson Mengembangkan enam faktor besar yang mempengaruhi iklim komunikasi organisasi. Keenam faktor itu sbb:

a.       Kepercayaan : personel di semua tingkatan harus berusaha keras untuk mengembangkan dan mempertahankan hubungan yg didalamnya kepercayaan.

b.      Pembuatan keputusan bersama : para pegawai di semua tingkat harus diajak berkomunikasi dan berkonsultasi mengenai semua masalah dalam semua kebijakan organisasi.

c.       Kejujuran : suasana yang diliputi kejujuran dan keterusterangan harus mewarnai hub-hub dalam organisasi.

d.      Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah: kemudahan memperoleh informasi yang berhubungan langsung dengan tugas mereka itu.

e.       Mendengarkan (listening dalam komunikasi) dalam komunikasi ke atas: personel harus mendengarkan saran-saran atau laporan-laporan secara berkesinambungan dan pikiran terbuka.

f.       Perhatian pada tujuan –tujuan berkinerja tinggi : personel di semua tingkatan dalam organisasi harus menunjukkan suatu komitmen terhadap tujuan berkinerja tinggi-produktivitas tinggi.

BAB III

 PEMBAHASAN

3.1.      Pengertian Iklim Organisasi

Stinger (Wirawan, 2007) mendefinisikan bahwa iklim organisasi sebagai koleksi dan pola lingkungan yang menentukan munculnya motivasi serta berfokus  pada persepsi-persepsi yang masuk akal atau dapat dinilai, sehingga mempunyai pengaruh langsung terhadap kinerja anggota organisasi.

Tagiuri dan Litwin mengatakan bahwa iklim organisasi merupakan kualitas lingkungan internal organisasi yang secara relatif terus berlangsung, dialami oleh anggota organisasi dan mempengaruhi perilaku mereka serta dapat dilukiskan dalam satu set karateristik atau sifat organisasi.

Luthans (Simamora, 2004) disebutkan bahwa iklim organisasi adalah lingkungan internal atau psikologi organisasi. Iklim organisasi mempengaruhi praktik dan kebijakan SDM yang diterima oleh anggota organisasi.

Perlu diketahui bahwa setiap organisasi akan memiliki iklim organisasi yang berbeda. Keanekaragaman pekerjaan yang dirancang di dalam organisasi, atau sifat individu yang ada akan menggambarkan perbedaan tersebut. Semua organisasi tentu memiliki strategi dalam memanajemen SDM.

Iklim organisasi yang terbuka memacu karyawan untuk mengutarakan kepentingan dan ketidakpuasan tanpa adanya rasa takut akan tindakan balasan dan perhatian. Ketidakpuasan seperti itu dapat ditangani dengan cara yang positif dan bijaksana. Iklim keterbukaan, bagaimanapun juga hanya tercipta jika semua anggota memiliki tingkat keyakinan yang tinggi dan mempercayai keadilan tindakan.

Iklim organisasi penting untuk diciptakan karena merupakan persepsi seseorang tentang apa yang diberikan oleh organisasi dan dijadikan dasar bagi penentuan tingkah laku anggota selanjutnya. Iklim ditentukan oleh seberapa baik anggota diarahkan, dibangun dan dihargai oleh organisasi. Batasan pengertian iklim organisasi itu bisa dilihat dalam dimensi iklim organisasi.

Steve Kelneer menyebutkan enam dimensi iklim organisasi sebagai berikut :

• Flexibility conformity. Fleksibilitas dan comfomity merupakan kondisi organisasi yang untuk memberikan keleluasan bertindak bagi karyawan serta melakukan penyesuaian diri terhadap tugas-tugas yang diberikan. Hal ini berkaitan dengan aturan yang ditetapkan organisasi, kebijakan dan prosedur yang ada. Penerimaan terhadap ide-ide yang baru merupakan nilai pendukung di dalam mengembangkan iklim organisasi yang kondusif demi tercapainya tujuan organisasi.
• Resposibility Hal ini berkaitan dengan perasaan karyawan mengenai pelaksanaan tugas organisasi yang diemban dengan rasa tanggung jawab atas hasil yang dicapai, karena mereka terlibat di dalam proses yang sedang berjalan.
• Standards. Perasaan karyawan tentang kondisi organisasi dimana manajemen memberikan perhatian kepada pelaksanaan tugas dengan baik, tujuan yang telah ditentukan serta toleransi terhadap kesalahan atau hal-hal yang kurang sesuai atau kurang baik.
• Reward. Hal ini berkaitan dengan perasaan karyawan tentang penghargaan dan pengakuan atas pekerjaan yang baik.
• Clarity. Terkait dengan perasaan pegawai bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka berkaitan dengan pekerjaan, peranan dan tujuan organisasi.
• Tema Commitmen. Berkaitan dengan perasaan karyawan mengenai perasaan bangga mereka memiliki organisasi dan kesediaan untuk berusaha lebih saat dibutuhkan.

3.2.      Aspek-Aspek Iklim Organisasi

Stringer menyebutkan bahwa karakteristik atau dimensi iklim organisasi dapat mempengaruhi motivasi anggota organisasi untuk berperilaku tertentu. Ia juga mengatakan enam dimensi yang diperlukan, yaitu:

• Struktur. Struktur merefleksikan perasaan bahwa karyawan diorganisasi dengan baik dan mempunyai definisi yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab mereka. Meliputi posisi karyawan dalam perusahaan.
• Standar-standar. Mengukur perasaan tekanan untuk memperbaiki kinerja dan derajat kebanggaan yang dimiliki karyawan dalam melakukan pekerjaannya dengan baik. Meliputi kondisi kerja yang dialami karyawan dalam perusahaan.
• Tanggung jawab. Merefleksikan perasaan karyawan bahwa mereka menjadi “pimpinan diri sendiri” dan tidak pernah meminta pendapat mengenai keputusannya dari orang lain. Meliputi kemandirian dalam menyelesaikan pekerjaan.
• Pengakuan. Perasaan karyawan diberi imbalan yang layak setelah menyelesaikan pekerjaannya dengan baik. Meliputi imbalan atau upah yang terima karyawan setelah menyelesaikan pekerjaan.
• Dukungan. Merefleksikan perasaan karyawan mengenai kepercayaan dan saling mendukung yang berlaku dikelompok kerja. Meliputi hubungan dengan rekan kerja yang lain.
• Komitmen. Merefleksikan perasaan kebanggaan dan komitmen sebagai anggota organisasi. Meliputi pemahaman karyawan mengenai tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Menurut model Pines, iklim kerja sebuah organisasi dapat diukur melalui empat dimensi sebagai berikut :

• Dimensi Psikologikal, yaitu meliputi variabel seperti beban kerja, kurang otonomi, kurang pemenuhan sendiri (self-fulfilment clershif), dan kurang inovasi.
• Dimensi Struktural, yaitu meliputi variabel seperti fisik, bunyi dan tingkat keserasian antara keperluan kerja dan struktur fisik.
• Dimensi Sosial, yaitu meliputi aspek interaksi dengan klien (dari segi kuantitas dan ciri-ciri permasalahannya), rekan sejawat (tingkat dukungan dan kerja sama), dan penyelia-penyelia (dukungan dan imbalan).
• Dimensi Birokratik, yaitu meliputi Undang-undang dan peraturan-peraturan konflik peranan dan kekaburan peranan.

3.3.      Sifat Iklim Organisasi

Menurut Al-Shammri (1998), Slocum mengemukakan 4 sifat iklim organisasi, antara lain :

a.Iklim baik secara organisasi Individu maupun grup, secara keseluruhan bersifat psikologis dan persepsi, individu yaitu persepsi yang diperoleh oleh seluruh anggota dari satuan unit sosial.

b.Semua iklim adalah abstrak, Orang-orang biasanya memanfaatkan informasi tentang barang lain dan berbagai kegiatan yang terjadi dalam organisasi tersebut untuk membentuk suatu rangkuman persepsi mengenai iklim. Setelah itu digabungkan hasil dari pengamatan mereka dan pengalaman pribadi orang-orang lain untuk dibuat peta kognitif dari orang tersebut.

c.Iklim bersifat abstrak dan perceptual, Maka mereka memiliki prinsip-prinsip yang sama dengan persepsi seperti konsep psikologis yang lainnya. Ketika prinsip ini digunakan dalam pengamatan lingkungan kerja maka sebuah deskripsi yang bersifat multidimensi akan dihasilkan.

d.Iklim itu sendiri Disadari lebih deskriptif daripada evaluatif, jadi peneliti lebih banyak menanyakan apa yang mereka lihat dalam lingkungan kerja mereka pada seseorang dibandingkan menanyakan kepada mereka untuk menyatakan apakah itu baik atau buruk.

3.4.      Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Iklim Organisasi

Menurut Higgins (1994:477-478) ada empat prinsip faktor-faktor yang mempengaruhi iklim, yaitu

• Manajer/pimpinan

Pada dasarnya setiap tindakan yang diambil oleh pimpinan atau manajer mempengaruhi iklim dalam beberapa hal, seperti aturan-aturan, kebijakan-kebijakan, dan prosedur-prosedur organisasi terutama masalah-masalah yang berhubungan dengan masalah personalia, distribusi imbalan, gaya komunikasi, cara-cara yang digunakan untuk memotivasi, teknik-teknik dan tindakan pendisiplinan, interaksi antara manajemen dan kelompok, interaksi antar kelompok, perhatian pada permasalahan yang dimiliki karyawan dari waktu ke waktu, serta kebutuhan akan kepuasan dan kesejahteraan karyawan.

• Tingkah laku karyawan

Tingkah laku karyawan mempengaruhi iklim melalui kepribadian mereka, terutama kebutuhan mereka dan tindakan-tindakan yang mereka lakukan untuk memuaskan kebutuhan tersebut. Komunikasi karyawan memainkan bagian penting dalam membentuk iklim. Cara seseorang berkomunikasi menentukan tingkat sukses atau gagalnya hubungan antar manusia. Berdasarkan gaya normal seseorang dalam hidup atau mengatur sesuatu, dapat menambahnya menjadi iklim yang positif atau dapat juga menguranginya menjadi negatif.

• Tingkah laku kelompok kerja

Terdapat kebutuhan tertentu pada kebanyakan orang dalam hal hubungan persahabatan, suatu kebutuhan yang seringkali dipuaskan oleh kelompok dalam organisasi. Kelompok-kelompok berkembang dalam organisasi dengan dua cara, yaitu secara formal, utamanya pada kelompok kerja; dan informal, sebagai kelompok persahabatan atau kesamaan minat.

• Faktor eksternal organisasi

Sejumlah faktor eksternal organisasi mempengaruhi iklim pada organisasi tersebut. Keadaan ekonomi adalah faktor utama yang mempengaruhi iklim. Contohnya dalam perekonomian dengan inflasi yang tinggi, organisasi berada dalam tekanan untuk memberikan peningkatan keuntungan sekurang-kurangnya sama dengan tingkat inflasi. Seandainya pemerintah telah menetapkan aturan tentang pemberian upah dan harga yang dapat membatasi peningkatan keuntungan, karyawan mungkin menjadi tidak senang dan bisa keluar untuk mendapatkan pekerjaan pada perusahaan lain. Di lain pihak, ledakan ekonomi dapat mendorong penjualan dan memungkinkan setiap orang mendapatkan pekerjaan dan peningkatan keuntungan yang besar, sehingga hasilnya iklim menjadi lebih positif.

3.5       Hambatan

            HAMBATAN- HAMBATAN KOMUNIKASI

Komunikasi tidak efektif disebabkan berbagai hambatan manusiawi dan teknis:
1. Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi.

persepsi selektif, akan menolak atau salah mengartikan informasi yang tidak sesuai dengan anggapan-anggapan atau harapan-harapan yang secara emosional dibentuk sebelumnya.

perbedaan individu dalam ketrampilan Komunikasi.

2. Hambatan antar pribadi

kepercayaan:karakter pokok komunikasi adalah kepercayaan.

kredibilitas; kejujuran, keahlian, kemampuan, dinamisme, antuasiame

kesamaan pengirim-penerima

3. Hambatan organisasional

Status: Pada umumnya orang-orang lebih senang mengarahkan komunikasinya mereka ke individu-individu yang statusnya lebih tinggi.

Orang-orang dengan status tinggi pada umumnya lebih banyak berkomunikasi Satu dengan yang lain yang berstatus lebih rendah.

Orang denga status lebih tinggi pada umumnya lebih mendominasi pembicaraan dibanding orang-orang yang berstatus lebih rendah

                                        

BAB V

            PENUTUP

5.1            Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan dari laporan ini, maka saya akan mengambil kesimpulan antara lain sebagai berikut :

• Iklim komunikasi merupakan salah satu hal yang memegang peranan penting di dalam kehidupan suatu organisasi.
• kualitas yang relatif abadi dari lingkungan internal organisasi yang dialami oleh anggota-anggotanya, mempengaruhi tingkah laku mereka serta dapat diuraikan dalam istilah nilai-nilai suatu set karakteristik tertentu dari lingkungan.
• Iklim komunikasi organisasi merupakan fungsi kegiatan yang terdapat dalam organisasi untuk menunjukkan kepada anggota organisasi bahwa organisasi tersebut mempercayai mereka dan memberi mereka kebebasan dalam mengambil resiko.

5.2            Saran

Akhir dari penyusunan laporan ini, saya ingin memberikan saran-saran atau masukan yang mungkin berguna baik universitas, industri atau organisasi, maupun mahasiswa/i lainnya. Adapun saran yang akan saya sampaikan antara lain :

(1) Memberikan kepada karyawan keterangan yang mereka perlukan untuk melakukan sesuatu pekerjaan dengan baik;

(2) Memberikan kesempatan umpan balik secara teratur;

(3) Meminta masukan dari karyawan dan melibatkan mereka di dalam keputusan yang mempengaruhi pekerjaan mereka;

(4) Membuat saluran komunikasi yang mudah dipergunakan, sehingga karyawan dapat menggunakannya untuk mengutarakan pertanyaan/kehawatiran mereka dan memperoleh jawaban;

(5) Belajar dari para karyawan itu sendiri apa yang memotivasi mereka;

(6) Menghargai karyawan karena pekerjaan mereka yang baik secara umum;

(7) Terus menerus memelihara hubungan dengan karyawan yang dbawahi;

(8) Memberi selamat secara pribadi kepada karyawan yang melakukan pekerjaan dengan baik;

(9) Kenalilah kebutuhan-kebutuhan pribadi karyawan karena karyawan akan lebih terdorong untuk bekerja bagi perusahaan yang memperhatikan keperluan pribadinya;

(10) Menulis memo secara pribadi kepada karyawan tentang hasil kinerja mereka;

(11) Memastikan apakah karyawan mempunyai sarana kerja yang terbaik;

(12) Memberi karyawan satu pekerjaan yang baik untuk dikerjakan dan pimpinan harus memperlihatkan kepada karyawan bagaimana mereka dapat berkembang dan memberi kesempatan untuk mempelajari kemampuan-kemampuan baru;

(13) Membantu berkembangnya rasa “bermasyarakat” sehingga karyawan akan merasa betah di dalamnya;

Akhir kata saya mengucapkan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memudahkan saya dalam melakukan wawancara ini dan juga terima kasih kepada narasumber yang telah menyediakan waktu dalam wawancara ini.

                       

            Sumber pustaka:

Muhammad, Arni. Dr. (2005). Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara.

Pace, R. Wayne dan Don F. Faules. (2005). Komunikasi Organisasi. Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Alih bahasa: Deddy Mulyana, MA., PhD. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.